Planification d'événements : Le début de l'efficacité

Dès que vous commencez à envisager une nouvelle foire, ExpoCloud déploie déjà sa domination numérique et agit comme un accélérateur d'efficacité dès le départ. Des modules logiciels basés sur le web, des ressources de location étendues et des services d'exposition fiables conduisent à la durabilité, à la sécurité et à la satisfaction.

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Le module « Studio » : Planification de stands en ligne en 3D

Dans votre ExpoCloud, le module standard « Studio » est disponible et vous permet de concevoir vos propres stands d’exposition en ligne et en 3D. L’écosystème « connaît » toutes les ressources, qu’il s’agisse de vos propres systèmes d’exposition, de systèmes en location ou de vos graphiques personnalisés. Vous pouvez expérimenter, ajuster et modifier à volonté. Votre créativité n’a pas de limites ! Une fois votre stand 3D conçu, vous pouvez partager votre projet facilement et rapidement via un lien avec les autres responsables de votre organisation et/ou vos chefs de projet ExpoCloud.

Processus de commande pour votre stand 3D

Si vous souhaitez commander votre stand 3D, envoyez votre conception à votre chef de projet, qui procédera ensuite à une vérification technique. Si certains éléments doivent être ajustés, cela sera fait rapidement et votre design sera enregistré en ligne en tant que « set virtuel », prêt à être commandé d’un simple clic. Après la commande, la disponibilité des matériaux sera vérifiée. Si certaines composantes ne sont pas disponibles pour votre événement, vos chefs de projet vous proposeront des alternatives appropriées, qui seront intégrées dans la préparation spécifique à l’événement une fois validées.

Ressources pour les foires : Diversité au plus haut niveau

Lors de la phase de planification d'événements, la flexibilité est essentielle : quel système d’exposition louer ? Quel équipement modulaire de location convient le mieux à la configuration du stand ? Quelles graphiques existants utiliser ? Ou de nouveaux messages sont-ils pertinents, nécessitant des ajustements des graphiques physiques et des contenus numériques ? Beaucoup de questions, une réponse : ExpoCloud.

Dans l’écosystème, des systèmes d’exposition modulaires de fabricants internationaux de premier plan sont disponibles à tout moment pour location : par exemple, des solutions esthétiques et élégantes de beMatrix, Pixlip et Octanorm, qui attirent l'attention même lors de petits événements. Des composants rétroéclairés sont également disponibles à la location : ces cadres lumineux innovants sont un point fort de tout événement, tout comme les dispositifs de sortie numériques, tels que les murs LED ou les totems multimédias.

Système d'exposition Pixlip

Système de cadre beMatrix

Système de cadre beMatrix

Acheter et louer du matériel d’exposition : depuis le cloud

L’écosystème ExpoCloud est entièrement conçu pour répondre aux besoins des gestionnaires d'événements. Cela se démontre notamment par le service de location, qui permet de louer régulièrement tout le matériel d’exposition, ce qui est beaucoup plus écologique et économique que l'achat traditionnel : systèmes d’exposition, sols, mobilier, équipements numériques, matériel de cuisine, machines à café, comptoirs, plantes, accessoires – tout est disponible de manière centralisée. Chaque stand de location est un gage de succès.

En pratique, la location est le choix classique dès qu'un nouvel événement doit être planifié et exécuté. Cependant, ExpoCloud gère également les « livraisons uniques » : le module standard intégré « Shop » vous permet de commander, à tout moment de l’année, des besoins en restauration, du matériel d’impression et/ou des cadeaux promotionnels. Le stock d’articles actualisé en temps réel est visible dans le système ; vous passez commande, ExpoCloud livre : peu importe où.

Globalité : convaincant dans les détails

De la poutre à la capsule de café, du mur vidéo grand format au stylo à bille, des graphiques de remplissage aux cadres lumineux, et du service de location au service d'impression – ExpoCloud offre une gestion d'événements globale qui serait simplement impossible sans ExpoCloud. Un écosystème devenu la norme en gestion d'événements pour de nombreux clients fidèles dans divers secteurs. Cela est dû en grande partie à un holisme événementiel qui se manifeste jusque dans les moindres détails.

Les questions de détail du quotidien, nécessitant souvent une action rapide et une agilité : vous gérez rapidement, de manière flexible et ciblée votre logistique de stand, tandis que les experts d'ExpoCloud exécutent les tâches et sont votre « partenaire invisible » tout au long de la chaîne de valeur de l'événement. Vous pouvez, par exemple, obtenir des boissons, des confiseries, des snacks, des capsules de café et de la vaisselle jetable produite de manière durable à tout moment dans le « Shop » : ce module logiciel est connecté à des personnes qui insufflent une vie efficace aux services de restauration.

L’humain dans le cycle : Sécurité et stabilité

Le service de matériel publicitaire d'ExpoCloud est géré par des logisticiens et des chefs de projet en étroite collaboration : vous recevez des supports publicitaires spécifiquement préparés à partir de votre stock (brochures, dépliants, autocollants, cadeaux promotionnels, etc.). Le service de matériel publicitaire peut être utilisé « en mode one-way » ou comme partie intégrante d'un cycle événementiel. Si des impressions supplémentaires sont nécessaires, des professionnels des médias s'occupent du service d'impression : qu'il s'agisse de papier ou de tissu, de graphiques de remplissage à des brochures produits. Des experts des médias, responsables dans votre ExpoCloud non seulement de l'impression mais aussi de la PAO et de la vidéo.

Le « Human in the Loop », l'humain dans le cycle numérique, joue un rôle crucial. C’est également le cas chez ExpoCloud : le logiciel événementiel fournit des données, de la clarté, de la rapidité et une disponibilité constante – les professionnels de l'événement apportent conscience professionnelle, individualité, réflexion et passion. L'humain et le système comme une combinaison d'efficacité. Ainsi, chaque planification d'événement est un succès.

Disponibilité des ressources : numérique et physique réunis

Une planification d'événements pratique et efficace nécessite de la clarté : vous devez disposer d’informations complètes et précises sur les composants et articles disponibles à la location. ExpoCloud affiche les stocks en temps réel ; le système enregistre chaque mouvement de matériel dès qu'un logisticien est engagé. Vous bénéficiez d'un écosystème harmonieux alliant humains, logiciel et matière.

Tout est centralisé depuis le centre logistique ExpoCloud, qui est un véritable « hub de services », et non simplement un entrepôt traditionnel : sur une surface de 11 000 m² sont stockés les systèmes d'exposition en location et les matériels clients. Le centre logistique comprend un entrepôt en hauteur et est continuellement climatisé pour protéger le matériel client en papier. Seuls les employés d'ExpoCloud ont accès au hub de services pour gérer le service de stockage. Les tiers ne perturbent jamais le processus logistique. Votre matériel est entre de bonnes mains ! Sécurité, propreté et numérique – des conditions optimales pour des ressources d’exposition de haute qualité.

Services médias : Impression, PAO et vidéo en mélange pour les foires

Le « contenu » est un élément central dans la planification des événements. Les contenus doivent capter l’attention, être convaincants et parfois à jour. Dans l’écosystème ExpoCloud, la production et l’adaptation de contenu sont gérées par des experts de l’unité de services « MediaServices » : vous ou votre agence fournissez les textes et les designs, des spécialistes de l'impression réalisent vos graphiques d’exposition personnalisés ou ajustent les données d'impression lorsque les contenus doivent être modifiés. Les services de PAO et d'impression travaillent en étroite collaboration.

Pour les contenus numériques de votre événement, des experts en image animée sont disponibles et interviennent dans le cadre du service vidéo : ainsi, des présentations, des galeries d'images ou des vidéos peuvent être créées ou mises à jour rapidement et efficacement, enrichissant ainsi votre stand de foire avec une modernité numérique.

Les équipements électriques, tels que les murs LED ou les totems multimédias, doivent être vérifiés annuellement conformément aux exigences de la Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) : les experts de MediaServices réalisent également ces contrôles électriques selon la norme DGUV V3. Vous pouvez être assuré que seuls des composants électriques vérifiés sont utilisés lors de chaque événement.