Dans le monde de la construction de salons, il ne s'agit pas seulement de créer des stands impressionnants qui attirent l'attention et les visiteurs. En coulisses, il y a des exigences complexes qui vont au-delà de la simple conception. La gestion de la conformité joue ici un rôle central pour garantir que toutes les exigences légales, éthiques et réglementaires sont respectées.
1. Qu'entend-on par gestion de la conformité dans la construction de stands ?
2. Aspects importants de la conformité dans la construction de stands d'exposition
3. Avantages d'une gestion de la conformité bien structurée
4. Comment ExpoCloud aide-t-il les gestionnaires d'événements dans leurs tâches de conformité ?
La gestion de la conformité se réfère au respect des lois, des règlements et des directives internes de l'entreprise. Dans le secteur de la construction de stands, cela signifie que tous les aspects d'un projet - de la planification et de l'achat de matériel au montage et à l'exploitation sur le salon - doivent se dérouler dans le respect des dispositions légales. Il s'agit par exemple de la législation du travail, des dispositions en matière de sécurité, des obligations environnementales et des règles spécifiques au secteur.
Protection contre l'incendie et règles de sécurité :
Les halls d'exposition et les structures temporaires sont soumis à des règles de sécurité strictes. Il s'agit notamment d'exigences en matière de protection contre les incendies, de voies d'évacuation et de répartition des charges. Le non-respect de ces prescriptions peut avoir de graves conséquences, allant des amendes à la mise en danger de la santé des visiteurs.
Respect de la réglementation DGUV 3 :
La réglementation DGUV 3 (anciennement BGV A3) régit la sécurité des installations et équipements électriques. Dans la construction de stands d'exposition, cela est particulièrement pertinent étant donné que de nombreux appareils électriques tels que l'éclairage, les écrans et les ordinateurs sont utilisés. La réglementation exige que la sécurité de toutes les installations et de tous les appareils électriques soit régulièrement contrôlée. Cela vaut en particulier pour les appareils électriques portables, qui doivent être contrôlés à intervalles rapprochés et avant chaque mise en service sur les salons. Le non-respect de ces règles peut non seulement entraîner des amendes, mais constitue également un risque important pour les employés et les visiteurs. Le contrôle doit être effectué par un électricien qualifié qui prouve que tous les appareils électriques sont conformes aux normes de sécurité en vigueur. Des intervalles de contrôle réguliers ainsi que la documentation des tests effectués sont indispensables pour respecter les prescriptions de la norme DGUV V3.
Une gestion de la conformité bien pensée offre de nombreux avantages :
Réduction des risques :
Les entreprises qui surveillent et appliquent activement leurs obligations légales réduisent le risque d'amendes, de plaintes et de dommages à leur image.
Une conformité précise permet d'éviter les coûts imprévus qui pourraient résulter d'une non-conformité, tels que les pénalités contractuelles ou les retouches.
Réputation et confiance :
Les clients et les partenaires font plus facilement confiance aux entreprises qui respectent les règles en vigueur et le font savoir de manière transparente. Une bonne réputation renforce la position sur le marché et ouvre de nouvelles opportunités commerciales.
Protection des employés :
Le respect des consignes de sécurité et des horaires de travail ainsi que le contrôle régulier des installations et appareils électriques selon la norme DGUV V3 permettent de protéger les employés. Cela n'est pas seulement essentiel d'un point de vue juridique, mais aussi moral.
En raison de l'importance croissante d'une bonne gestion de la conformité et des avantages qui en découlent, nous avons créé dans ExpoCloud, avec la version 2024.08.15, le domaine de la conformité.
Pour utiliser ce domaine, les utilisateurs doivent être paramétrés comme gestionnaires de conformité dans la gestion des utilisateurs. Dans l'état actuel (03.09.2024), cette fonction n'est pas liée à des coûts de licence supplémentaires.
Dans le domaine, on peut maintenant choisir entre les fonctions suivantes :
Dans cette vue, vous obtenez un aperçu direct de tous vos composants de mesure qui disposent d'un raccordement électrique et qui sont donc soumis à la norme DGUV-V3.
Dans la vue d'état, on voit les informations suivantes en un coup d'œil :
Filtre Contrôle DGUV dû
Dans la vue d'état, le bouton « DGUV-Prüfung fällig » permet de filtrer la vue directement sur les articles dont le contrôle est dû.
Maintenant, on ne voit plus que les articles dont la « date du prochain contrôle » se situe dans le passé. Ce sont les articles que l'on devrait faire contrôler le plus rapidement possible. Alternativement, il faudrait bloquer les articles afin qu'ils ne soient plus utilisés lors de salons et présentent ainsi un risque de non-conformité.
Exportation Excel
Bien entendu, ExpoCloud propose également dans le domaine de la conformité l'exportation simple de vues de listes.
Si l'on souhaite par exemple éditer la liste de tous les articles échus DGUV-V3, il suffit de cliquer sur le bouton « Exportation Excel » pour l'éditer dans un tableau Excel et l'analyser hors ligne.
Demander un contrôle DGUV
Dans la vue d'analyse, il est également possible de passer directement au workflow pour mandater des contrôles DGUV-V3.
Il s'agit alors du processus « Contrôle DGUV-V3 », qui est décrit dans le chapitre suivant.
La section Contrôle DGUV-V3 permet aux responsables de la conformité de demander le contrôle des appareils électroniques conformément à la norme DGUV-V3 en 2 étapes simples.
Étape 1 : sélectionner l'article
Étape 2 : Page de commande
La gestion de la conformité dans le secteur de la construction de stands d'exposition n'est pas un simple acte administratif, mais une nécessité fondamentale pour concevoir des projets sûrs, conformes à la législation et durables. Le respect de la norme DGUV V3 pour les appareils électriques est ici tout aussi important que la protection des collaborateurs et des visiteurs. Les entreprises conscientes de cette responsabilité ne renforcent pas seulement leur propre position sur le marché, mais contribuent également à la sécurité et à la satisfaction de leurs collaborateurs et clients.
La solution ExpoCloud permet aux responsables de la conformité non seulement de vérifier en temps réel l'état de conformité par rapport à la norme DGUV-V3, mais aussi de commander les vérifications nécessaires en quelques clics et de garantir ainsi la conformité.