In der Welt des Messebaus geht es nicht nur darum, beeindruckende Stände zu kreieren, die Aufmerksamkeit erregen und Besucher anlocken. Hinter den Kulissen stehen komplexe Anforderungen, die über die reine Gestaltung hinausgehen. Compliance Management spielt dabei eine zentrale Rolle, um sicherzustellen, dass sämtliche rechtlichen, ethischen und regulatorischen Vorgaben eingehalten werden.
1. Was versteht man unter Compliance Management im Messebau?
2. Wichtige Compliance-Aspekte im Messebau
3. Vorteile eines gut strukturierten Compliance Managements
4. Wie unterstützt ExpoCloud Event-Manager bei den Compliance Aufgaben?
Compliance Management bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Unternehmensrichtlinien. Im Messebau bedeutet dies, dass alle Aspekte eines Projekts – von der Planung und Materialbeschaffung bis hin zur Montage und dem Betrieb auf der Messe – unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben ablaufen müssen. Dazu gehören beispielsweise arbeitsrechtliche Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen, Umweltauflagen und branchenspezifische Regeln.
Messehallen und temporäre Strukturen unterliegen strengen Sicherheitsbestimmungen. Dazu zählen Anforderungen an den Brandschutz, Fluchtwege und die Lastenverteilung. Ein Missachten dieser Vorgaben kann schwerwiegende Konsequenzen haben – von Strafen bis hin zur Gefährdung der Gesundheit der Besucher.
Die DGUV Vorschrift 3 (ehemals BGV A3) regelt die Sicherheit von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln. Im Messebau ist dies besonders relevant, da zahlreiche elektrische Geräte wie Beleuchtung, Displays und Computer verwendet werden. Die Vorschrift verlangt, dass alle elektrischen Anlagen und Geräte regelmäßig auf ihre Sicherheit geprüft werden. Das gilt insbesondere für tragbare elektrische Geräte, die in kurzen Abständen und vor jeder Inbetriebnahme auf Messen überprüft werden müssen. Ein Verstoß gegen diese Regelungen kann nicht nur zu Bußgeldern führen, sondern stellt auch eine erhebliche Gefährdung für Mitarbeiter und Besucher dar. Die Prüfung muss von einer Elektrofachkraft durchgeführt werden, die nachweist, dass alle elektrischen Geräte den geltenden Sicherheitsstandards entsprechen. Regelmäßige Prüfintervalle sowie die Dokumentation der durchgeführten Tests sind unerlässlich, um die Vorgaben der DGUV V3 einzuhalten.
Ein durchdachtes Compliance Management bietet zahlreiche Vorteile:
Unternehmen, die aktiv ihre rechtlichen Pflichten überwachen und umsetzen, reduzieren das Risiko von Strafen, Klagen und Imageschäden.
Die präzise Einhaltung von Vorschriften vermeidet unvorhergesehene Kosten, die durch Nichteinhaltung entstehen könnten, wie z.B. Vertragsstrafen oder Nacharbeiten.
Kunden und Partner vertrauen eher Unternehmen, die sich an die geltenden Regeln halten und dies transparent machen. Eine gute Reputation stärkt die Marktposition und eröffnet neue Geschäftsmöglichkeiten.
Durch die Einhaltung von Sicherheits- und Arbeitszeitvorgaben sowie der regelmäßigen Überprüfung elektrischer Anlagen und Geräte nach DGUV V3 werden Mitarbeiter geschützt. Dies ist nicht nur rechtlich, sondern auch moralisch essenziell.
Aufgrund der zunehmenden Bedeutung eines guten Compliance-Managements und den damit verbundenen Vorteilen haben wir in ExpoCloud mit dem Release 2024.08.15 den Bereich Compliance geschaffen.
Zur Nutzung des Bereichs müssen Benutzer in der Benutzer-Verwaltung als Compliance-Manager parametrisiert werden. Zum aktuellen Stand (03.09.2024) ist diese Funktion mit keinen zusätzlichen Lizenzkosten verbunden.
In dem Bereich kann man nun zwischen folgenden Funktionen wählen:
In dieser Ansicht bekommen Sie eine direkte Übersicht über alle Ihre Messe-Komponenten, die über einen elektrischen Anschluss verfügen und damit unter die DGUV-V3 Norm fallen.
In der Status Ansicht sieht man folgende Informationen auf einen Blick:
In der Status-Ansicht kann man über den Button „DGUV-Prüfung fällig“ die Ansicht direkt auf die Artikel filtern, deren Prüfung fällig ist.
Nun sieht man nur noch die Artikel, deren „Datum der nächsten Prüfung“ in der Vergangenheit liegt. Dies sind die Artikel, die man schnellstmöglich prüfen lassen sollte. Alternative sollte man die Artikel sperren, damit sie nicht mehr auf Messen eingesetzt werden und damit das Risiko eines Compliance-Verstoßes aufweisen.
Selbstverständlich bietet ExpoCloud auch im Bereich Compliance den einfachen Export von Listenansichten.
Möchte man als z.B. die Liste alle DGUV-V3 fälligen Artikel ausgeben, so kann man diese einfach über den Button „Excel-Export“ in eine Excel-Tabelle ausgeben lassen und offline analysieren.
In der Analyse Sicht kann man ebenfalls direkt in den Workflow zur Beauftragung von DGUV-V3-Prüfungen wechseln.
Dies ist dann der Prozess „DGUV-V3 Prüfung“, der im nächsten Kapitel beschrieben wird.
Der Bereich DGUV-V3 Prüfung ermöglicht es den Verantwortlichen für Compliance in 2 einfachen Schritten die Prüfung der elektronischen Geräte gemäß DGUV-V3 Norm zu beauftragen.
Schritt 1: Artikel auswählen
Schritt 2: Bestellseite
Compliance Management im Messebau ist kein bloßer administrativer Akt, sondern eine grundlegende Notwendigkeit, um Projekte sicher, rechtskonform und nachhaltig zu gestalten. Die Einhaltung der DGUV V3 für elektrische Geräte ist dabei ebenso wichtig wie der Schutz der Mitarbeiter und Besucher. Unternehmen, die sich dieser Verantwortung bewusst sind, stärken nicht nur ihre eigene Position am Markt, sondern leisten auch einen Beitrag zur Sicherheit und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und Kunden.
Die ExpoCloud Lösung ermöglicht Compliance-Verantwortlichen nicht nur eine Echtzeit-Überprüfung des Compliance-Status hinsichtlich der DGUV-V3 Norm, sondern auch mit wenigen Klicks notwendige Überprüfungen zu beauftragen und damit Compliance zu gewährleisten.
Dr. Christian Coppeneur-Guelz: 11.09.24 11:45
In der Welt des Messebaus geht es nicht nur darum, beeindruckende Stände zu kreieren, die Aufmerksamkeit erregen und Besucher anlocken. Hinter den...
Dr. Christian Coppeneur-Guelz