5 conseils pour une logistique événementielle sans souci

Face à la multitude d'événements, de manifestations et de salons annuels, outre la réussite de l'événement en soi pour le client, un déroulement professionnel et aussi fluide que possible du projet en est la base. Alors que pour les grands salons et manifestations ou les événements singuliers, le projet est au premier plan, pour une approche systématique et évolutive (par ex. participation régulière à des événements de recrutement), il est conseillé d'adopter une approche plus affinée en termes de processus, car les tâches, les processus et la logistique se répètent en permanence. Dans l'article de blog suivant, je donne 5 conseils pour une logistique événementielle optimale.

1. Choisir l'équipement d'exposition adéquat pour l'événement

Pour les événements qui se répètent sans cesse et dont la structure est similaire, il est recommandé d'utiliser un équipement de foire modulaire et des composants de système. Les raisons en sont évidentes. D'une part, il est plus avantageux du point de vue des coûts d'investissement par rapport à un concept de salon au design individuel. D'autre part, l'évolutivité est meilleure, par exemple lorsque le concept de stand doit être adapté en raison de la diversité des lieux et des dimensions de stand disponibles, ou lorsque l'équipement doit être augmenté de manière sélective pour un seul événement afin de se concentrer sur une manifestation particulière. De plus, les composants du système peuvent être organisés à très court terme et sont généralement compacts.

2. Réduction des parties prenantes lors de la planification du salon

Pour un client qui expose lors d'un salon ou d'un événement, de nombreuses parties prenantes sont généralement impliquées dans le déroulement de l'événement : L'organisateur auprès duquel le salon est réservé n'est pas nécessairement le propriétaire du lieu où il se déroule. Une agence responsable de la conception et du déroulement, le prestataire de services logistiques qui livre et récupère l'équipement, un prestataire de services qui s'occupe de la restauration, le propriétaire du lieu qui loue l'équipement, un constructeur de stands qui monte et démonte le stand et, enfin, les collaborateurs du client qui s'occupent du stand pendant l'événement et se consacrent à la tâche et à l'objectif proprement dits : Obtenir des contacts pour finalement générer des leads.

L'interaction de cette multitude d'intervenants exige un effort de coordination et prend souvent beaucoup de temps en raison d'éléments imprévisibles. Selon la devise « plusieurs cuisiniers gâtent la bouillie », on obtient parfois déjà une optimisation en regroupant certains domaines du point de vue du client et en réduisant ainsi le nombre d'intervenants impliqués (p. ex. le constructeur du salon se charge également de la logistique du salon, l'agence s'occupe également du catering, une manifestation d'une journée a-t-elle vraiment besoin d'un catering ? ).

3. Connaître, prévoir et planifier les problèmes de déroulement critiques en termes de temps lors de la planification et de la préparation du salon.

Dans l'idéal, tout se passe bien si tout a été correctement planifié. Tous ceux qui ont de l'expérience dans le domaine des salons et des manifestations ou qui sont responsables de la chaîne logistique savent que ce n'est toujours vrai qu'en théorie. Une planification minutieuse est certainement la condition sine qua non. Toutefois, en raison de la complexité de l'interaction entre les acteurs, une seule divergence peut avoir des conséquences sur l'ensemble de la chaîne de processus. Si un prestataire de services d'expédition ne livre pas ou livre beaucoup trop tard et qu'aucun équipement n'est disponible sur place ou que le constructeur de stands mandaté est encore coincé dans les embouteillages le matin alors que l'événement commence dans deux heures, la situation peut très vite devenir turbulente. Dans ce cas, il est préférable d'avoir toutes les coordonnées nécessaires et les numéros d'urgence sous la main plutôt que de perdre un temps précieux à faire des recherches. Si le pire scénario est envisagé à l'avance, il existe déjà un plan de réserve pour la plupart des cas, que l'on peut tirer en cas d'urgence.

4. Avoir suffisamment de matériel de rechange et de pièces d'usure en réserve

En cas d'utilisation fréquente d'équipement de foire, l'usure et les dommages ne sont souvent pas exclus malgré une manipulation et un emballage soigneux. Comme certaines manifestations sont équipées du même équipement peu de temps après, il est conseillé de disposer au moins d'une réserve de petites pièces et de pièces de rechange, voire d'un jeu de « matériel de secours », afin de pouvoir réagir immédiatement en cas de dommage pendant le transport, de vol ou de défaut lors du montage/démontage. Les délais de production pour les expositions, les graphiques textiles, les roll-ups, etc. sont ici souvent plus longs que la fenêtre de temps disponible ne le permet. Bien entendu, il n'est pas réaliste de maintenir en permanence un ensemble complet de salon uniquement en standby. Mais souvent, les pièces d'usure typiques et, le cas échéant, les composants sélectionnés auxquels on ne veut en aucun cas renoncer en cas de besoin suffisent.

5. Choisir le prestataire de services de marketing événementiel

Il existe ici fondamentalement trois points de départ :

• Toutes les tâches sont prises en charge « en interne », c'est-à-dire par le client lui-même.

• Le client fait appel de manière sélective à divers prestataires de services.

• Le client utilise une solution « tout-en-un » avec un prestataire de services qui peut répondre à toutes les exigences pertinentes.

La solution interne complète côté client semble à première vue la plus économique. On ne fait pas appel à des prestataires externes coûteux, il n'y a pas de frais de stockage si le stand est entreposé dans l'entreprise même et les frais de transport semblent avantageux si le véhicule adéquat est disponible dans le parc de véhicules. Toutefois, si l'on tient compte de l'ensemble des coûts de processus et des ressources que l'on met en œuvre, cela devient relatif, car les collaborateurs engagés à cet effet ne sont plus intégrés dans la chaîne de création de valeur proprement dite au sein de l'entreprise pendant cette période. Cela devient d'autant plus problématique lorsque surviennent des problèmes dont il faut alors s'occuper soi-même et que l'on ne peut pas transférer au prestataire de services, à l'organisateur, au fournisseur ou au constructeur du salon.

Le recours sélectif à des prestataires de services, combiné à l'utilisation de ses propres ressources et de sa main-d'œuvre, représente la voie médiane, le juste milieu en quelque sorte. Il est possible d'ajouter ou de supprimer des prestations en fonction des besoins et d'agir en fonction de la taille ou de la fréquence de l'événement. C'est aussi souvent la solution la plus judicieuse en termes de coûts, mais cette variante ne fonctionne généralement que pour les petites ou moyennes fréquences et se heurte rapidement à des limites en termes d'évolutivité.

On qualifierait de solution tout-en-un une variante dans laquelle l'ensemble du déroulement de la planification et de l'exécution du salon, y compris la logistique, le transport, le montage/démontage, le nettoyage, le contrôle, la réparation et la connexion informatique ainsi que le reporting automatisé, est entièrement pris en charge par un fournisseur. Les avantages sont clairs. Il n'y a qu'un seul interlocuteur et toutes les choses nécessaires et imprévisibles doivent également être résolues par celui-ci. C'est la solution la plus détendue et elle offre des possibilités supplémentaires dans le cadre de la numérisation. Il existe désormais de nombreux fournisseurs qui proposent, outre les tâches et services classiques, des prestations numériques de soutien telles que la mesure des visiteurs, des outils basés sur le web pour les stocks en temps réel, des applications en ligne pour le calcul ou la visualisation d'un stand d'exposition ou des interfaces OCI pour le transfert de données entre différents systèmes ERP.

Conclusion sur l'optimisation de la logistique des salons

En raison de la complexité et des choses en partie imprévisibles qui y sont liées, il y aura toujours, dans le domaine de la construction de salons, de manifestations & d'événements, des situations qui s'écarteront de la procédure prévue et qui, en cas de besoin, nécessiteront des réajustements et des décisions rapides et flexibles. Quelques réflexions préalables permettent toutefois d'anticiper une grande partie de ces anomalies et de trouver rapidement les solutions adéquates en cas de besoin.

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