Logiciel de gestion des ressources événementielles dans la construction de stands d'exposition

Derrière la planification d'une présence sur un salon ou la participation à un événement se cache une période de préparation longue et intensive. Souvent, il n'y a pas que les exposants et les constructeurs de stands qui échangent ensemble, mais aussi d'autres prestataires de services qui complètent la présence sur le salon. Une gestion des ressources événementielles permet de ne pas perdre la vue d'ensemble lors de la planification du salon et d'économiser du temps de travail. Pour savoir à quoi cela ressemble exactement, consultez notre article de blog.

Utiliser l'Event-Resource-Management pour la planification d'un stand d'exposition

La numérisation est arrivée dans tous les domaines de notre monde du travail et de notre vie quotidienne, pourquoi pas dans le secteur des salons ? Dans le monde VUKA actuel (volatilité, incertitude, complexité et ambivalence/ambiguïté), les étapes de travail doivent devenir plus agiles.

Mais quelles sont les possibilités dont je dispose avec un tel système ERM pour la planification de mon stand et comment fonctionne un tel système ? C'est ce que j'aimerais expliquer en prenant l'exemple du portail ExpoCloud :

Comment le logiciel de gestion des ressources événementielles ExpoCloud peut-il améliorer mon agilité ?

Les participations aux salons peuvent être planifiées, conçues et commandées facilement et en ligne sur le portail ExpoCloud avec des systèmes de location de salons. La logistique événementielle appropriée, le montage et le démontage du salon, les supports publicitaires individuels et l'accueil du salon peuvent en outre être sélectionnés et réservés en ligne. L'évaluation de la performance de votre communication en direct actuelle révèle un potentiel d'optimisation qui sera pris en compte dans la planification future de l'événement.

ExpoCloud vous permet d'améliorer en permanence votre présence sur les salons et, grâce à la numérisation de votre gestion événementielle, d'augmenter votre succès de manière simple et efficace. Ainsi, ExpoCloud vous permet de planifier, d'exécuter et d'analyser vos participations aux salons. 

J'aimerais vous présenter les avantages d'un tel système ERM dans la suite de cet article de blog :

Avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des ressources événementielles

1. Pas de frais d'annulation en cas d'annulation de dernière minute

Une réservation qui s'effectue de manière largement automatisée via le portail ExpoCloud nous permet d'organiser les événements avec des coûts de processus aussi faibles que possible. C'est pourquoi l'annulation à court terme d'un événement n'entraîne pas de frais d'annulation élevés, comme c'est généralement le cas dans le secteur.

2. Gain de temps lors de la planification d'un stand d'exposition

Avec ExpoCloud, la planification globale des événements est optimisée en termes de processus de telle sorte que vous pouvez réduire le temps de planification de chaque événement jusqu'à 75%, ce qui vous permet de planifier tous les salons à venir à l'automne, sans contrainte de temps. Vous pouvez composer en ligne votre stand d'exposition individuel avec nos systèmes d'exposition ou vos propres pièces d'exposition ou graphiques. Vous pouvez ainsi créer et planifier sans problème plusieurs salons en peu de temps et avec agilité.
 

3. Garder une vue d'ensemble des participations aux salons

Avec de nombreux salons et événements à venir, il est particulièrement important de garder une vue d'ensemble de toutes les manifestations. C'est pourquoi vous avez accès en ligne au portail ExpoCloud à tout moment et de partout. De là, vous pouvez voir tous les articles disponibles, des supports publicitaires aux systèmes d'exposition propres ou loués gratuitement, en passant par vos graphiques individuels pour les salons.

Vous pouvez afficher en détail vos projets en cours ainsi que leur statut actuel afin de ne pas perdre la vue d'ensemble. Ainsi, vous savez toujours exactement quelle livraison est en attente et quand elle arrivera, quel stand est monté, démonté ou déjà en cours de transport de retour. Avec ExpoCloud, vous avez une vue d'ensemble complète en appuyant sur un bouton.

4. Utiliser des systèmes d'exposition en location

Dans notre système de gestion des ressources événementielles, vous pouvez utiliser des systèmes de location ou des accessoires de salon (comptoirs, bars, etc.) pour votre planification. Nous pouvons assembler des systèmes d'exposition modulaires pour créer le stand que vous souhaitez, seuls les graphismes textiles doivent être refaits.

Outre le fait que vous augmentez considérablement votre agilité lors de la planification du stand, les systèmes d'exposition peuvent être utilisés un nombre incalculable de fois. Cette option est donc beaucoup plus durable que la construction d'un nouveau stand d'exposition. Cliquez ici pour en savoir plus sur nos systèmes de location.

5. Réserver un service d'exposition complet auprès d'un seul fournisseur

Une fois que vous avez créé votre stand d'exposition sur le portail ExpoCloud, il faut maintenant se demander comment le stand d'exposition sera acheminé sur le lieu du salon. Notre service de salon vous propose un package complet pour tous les processus logistiques de la gestion d'événements. Cela comprend le service de montage et de démontage ou l'expédition de l'équipement du salon. Après un salon, votre équipement est contrôlé, nettoyé et entreposé dans les règles de l'art. Vous réduisez vos frais de salon et augmentez la vitesse de vos processus pour une gestion d'événements réussie et sans faille.

6. Messenachbereitung im Event-Resource-Management

Après le salon, le travail n'est pas encore tout à fait terminé : le suivi d'un salon comprend le contrôle du succès du salon. Mais quel est le succès réel de votre communication en direct ? Nous vous fournissons des données transparentes en temps réel et des statistiques d'évaluation qui vous permettent d'analyser, de comparer et d'optimiser durablement vos événements. Le nombre de visiteurs du salon, la durée de leur séjour et le nombre de personnes qui reviennent sont autant de données qui vous permettront d'optimiser vos futures participations au salon. Vous savez ce qui vaut la peine d'être fait, vous connaissez les leads exacts du salon et vous pouvez prendre des décisions basées sur les données. Vous gardez ainsi à tout moment un œil sur votre budget de salon et votre contrôle de gestion du salon n'a jamais été aussi simple. Car les données sont la matière première de la transformation numérique dans le domaine du live marketing.

Conclusion sur la gestion des ressources événementielles

Quelle que soit la gestion des ressources événementielles que vous utilisez : À l'heure de la numérisation et de la situation actuelle, qui comprend d'innombrables annulations de salons en raison du coronavirus, vous devriez organiser votre travail de la manière la plus agile possible. Pour ce faire, il est recommandé de recourir à un système qui vous permet de réaliser toutes les étapes de la planification du stand et de garder une vue d'ensemble, afin de pouvoir économiser du temps et de l'argent.