La pandémie de Corona a placé l'ensemble du secteur des salons et événements devant des défis massifs. Alors que les services des salons et événements des entreprises exposantes sont encore occupés à annuler les salons et événements annulés, une autre problématique occupe de plus en plus le devant de la scène : que faire de notre stand et du matériel d'exposition ?
Les questions centrales sont les suivantes :
Comment stocker efficacement mon matériel d'exposition jusqu'au redémarrage ?
Mon matériel d'exposition est-il en sécurité là où il se trouve ?
De quel matériel aurons-nous encore besoin à l'avenir ?
Cet article discute des solutions possibles et décrit à quoi ressemble un stockage durable et innovant des stands et du matériel d'exposition.
Depuis le début de l'année, la pandémie de Corona secoue les départements événementiel et salon des entreprises exposantes. Les annulations de dernière minute au cours du premier semestre, en particulier, ont entraîné une charge de travail énorme pour les responsables. En très peu de temps, des chaînes d'approvisionnement entières ont dû être annulées et inversées. L'espoir d'un peu de détente pendant les mois d'été, qui ont tendance à être calmes, ne s'est malheureusement pas concrétisé non plus - car de nouveaux défis se sont présentés à l'horizon. En raison de l'annulation de salons en automne et des risques économiques croissants dans le secteur, les responsables d'événements doivent désormais se pencher sur un nouveau sujet critique :
Mon matériel d'exposition est-il encore en sécurité, où est-il actuellement stocké et comment organiser efficacement le stockage ? (sans savoir quand le redémarrage aura lieu et de quel matériel j'aurai encore besoin)
Le défi principal consiste ici à trouver non seulement une solution rapide et économique pour le stockage du stand et du matériel d'exposition, mais aussi à élever en même temps la gestion du matériel d'exposition (stands, équipement d'exposition, objets exposés, supports publicitaires, giveaways, etc.) à une solution à long terme, viable et surtout flexible. De telles solutions sont aujourd'hui appelées Event-Resource-Management, c'est-à-dire la gestion de toutes les ressources nécessaires aux événements et aux salons.
Event-Resource-Management - quo vadis ?
Dans le cadre de la recherche pour le livre « Event-Resource-Management mit digitalen Tools », je me suis longuement penché sur la pratique en entreprise et la nécessaire réorientation de la gestion du matériel d'exposition.
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Six facteurs de réussite décisifs ont ainsi pu être identifiés sur la base d'un framework pour une gestion pérenne des ressources du salon :
Information
Coûts
Agilité
Vitesse
Évolutivité
Qualité
Ces 6 facteurs de réussite offrent ainsi un cadre structurel pour la sélection des fournisseurs et une orientation d'avenir pour le stockage du matériel d'exposition.
Dans l'introduction, nous avons déjà soulevé la question de savoir quel matériel d'exposition sera encore nécessaire à l'avenir. Si la question est fondamentalement juste et importante, de nombreuses entreprises échouent déjà à répondre à cette question :
« Quel matériel de salon avons-nous au juste ? »
Cette problématique est très bien décrite par le facteur de réussite « information » de la gestion d'événements. C'est-à-dire que si nous ne savons pas ce que nous avons, nous ne pouvons pas non plus répondre de manière pertinente à la question « De quoi avons-nous encore besoin ? Une gestion des stocks efficace et efficiente doit donc suivre le postulat d'une information complète et actuelle. Les solutions logicielles ERM répondent aujourd'hui le plus souvent à cette exigence. Ces solutions constituent une interface entre le service de gestion des stocks de l'organisateur du salon et le service événementiel du client.
Figure 1 : Gestion du mobilier d'exposition dans le système ERM
C'est justement en vue de décider quel matériel sera utilisé à l'avenir que ces outils fournissent la base quantitative. Ainsi, les décisions relatives au stockage ultérieur de matériel ou à son élimination peuvent être prises sur la base de chiffres et non d'une « intuition ».
Mais l'adaptation de la gestion des événements à une telle solution offre également des avantages considérables dans la situation actuelle. L'introduction d'un tel système permet de visualiser d'un seul coup le matériel disponible et aide ainsi à décider de ce qui doit être éliminé. Dans de nombreux projets, nous avons constaté que de nombreux matériaux ont été éliminés après l'introduction du système. La raison en est simple : on ne savait même plus qu'on en avait encore. Parfois même, des produits avec des logos historiques ou des supports publicitaires périmés ont été stockés gratuitement pendant des années.
Le facteur décisif pour les coûts de stockage du matériel et des accessoires d'exposition est tout simplement la quantité de matériel stocké. Celle-ci est généralement mesurée en emplacements de palettes ou en mètres cubes (m³).
Comme décrit dans le facteur de réussite 1 « Information », la connaissance exacte du matériel disponible et de sa quantité est d'une importance capitale pour la gestion. Il est donc judicieux de commencer par saisir et analyser les stocks sur la base d'un système ERM. La saisie complète et la représentation en ligne montrent à elles seules des potentiels d'économie directs. L'objectif doit donc être de réduire le nombre d'emplacements de palettes ou le volume de stockage.
Nous découvrirons un autre aspect des coûts dans la section « Agilité ». C'est justement en période de volatilité que la modification agile des stocks et des intervalles de facturation qui y sont liés a une influence durable sur les coûts totaux. Le dogme est le suivant : mieux vaut la flexibilité à court terme que la réduction des coûts à long terme.
Nous vivons dans un monde souvent décrit par le terme VUKA. Il est volatile, incertain, complexe et ambigu (ambigü). La pandémie actuelle de Corona est un autre exemple de cette incertitude.
Dans ce sens, la gestion des stocks d'équipements de mesure doit être en mesure de réagir rapidement aux changements. La prévisibilité des stocks, même dans un environnement volatile, en est un exemple.
Une bonne gestion des stocks est donc en mesure, sur la base d'une solution ERM, d'anticiper les stocks et de poser ainsi les bases de décisions agiles. Nous pouvons exposer la semaine prochaine. Avons-nous l'équipement nécessaire disponible ? Avons-nous encore assez de brochures ?
Figure 2 : Mise à disposition en temps réel du matériel d'exposition
L'agilité de la gestion des événements est donc largement déterminée par la rapidité de l'information et les outils numériques disponibles.
Outre l'agilité, une gestion moderne des stocks d'équipement d'exposition doit également être rapide. En effet, à quoi sert une action agile si l'exécution prend du temps. Il faut donc choisir un fournisseur qui dispose également de la compétence nécessaire en matière de logistique de l'équipement événementiel. Pour ce faire, il est nécessaire que le fournisseur soit directement relié à des transporteurs (prestataires de services d'expédition) et puisse ainsi effectuer directement le déplacement du matériel d'exposition.
Illustration 3 : Connexion du prestataire de services d'expédition
Le graphique montre par exemple la connexion du logiciel ERM « ExpoCloud » à différents prestataires de services d'expédition. Cette solution permet aux responsables d'événements non seulement d'expédier l'équipement d'exposition le même jour, mais aussi de comparer directement les coûts des différents modes d'expédition. Cela permet non seulement d'assurer la rapidité des processus, mais aussi de créer un contrôle efficace des coûts.
Dans un environnement dynamique, les stocks doivent également pouvoir s'adapter de manière flexible aux nouvelles conditions. Ce processus de gestion des stocks est appelé évolutivité. L'évolutivité se caractérise aussi bien par une augmentation que par une réduction à court terme de l'équipement stocké.
Souvent, les organisateurs de salons ou les prestataires de services ne proposent que le stockage par an. Dans cette variante, les modifications des stocks en cours d'année (par ex. réduction) n'entraînent donc pas directement une réduction des coûts. Une gestion des stocks évolutive devrait donc également permettre des intervalles de facturation en cours d'année. Un fournisseur professionnel devrait donc proposer les variantes suivantes :
Emplacement de palettes par an
Emplacement de palettes par mois
Emplacement pour palettes par jour
Bien entendu, les coûts par an sont dans la plupart des cas plus avantageux par unité de temps. Néanmoins, il convient de miser davantage sur la flexibilité et l'évolutivité que sur les coûts à long terme, surtout dans une période volatile.
Dans le passé, la gestion des stocks de stands et de matériel d'exposition était souvent considérée comme un service secondaire des organisateurs de salons. C'est pourquoi on avait tendance à accorder peu d'attention aux processus et à la qualité de la gestion des stocks.
D'une manière ou d'une autre, tout était toujours présent au bon moment sur le salon...
Mais cette époque est révolue depuis longtemps. L'interconnexion croissante des services exige des processus efficaces et compréhensibles. Depuis longtemps déjà, le planificateur d'événements n'est pas à la fois producteur et logisticien. Si ces processus sont désormais gérés de manière coopérative mais séparée, les erreurs dans les processus et la qualité sont immédiatement visibles.
Le stockage de stands et de matériel d'exposition est une discipline à part entière.
Celle-ci signifie également que vous pouvez prendre la décision de stocker indépendamment du constructeur de stands actuel ou futur. Mais cela modifie également les paramètres de décision, car les processus et la qualité passent désormais au premier plan. Il n'y a donc qu'une seule recommandation claire. Allez voir sur place les entrepôts de votre logisticien de salon. Une image vaut mille mots. Faites-vous montrer sur place les processus (logiciels) et l'exécution (réelle). Vous vous ferez ainsi rapidement une idée précise de la situation.
Illustration 4 : Centre logistique ultramoderne de WWM GmbH & Co. KG
Cet article a décrit, sur la base de 6 facteurs de réussite, la nécessité de repenser la gestion du matériel d'exposition. Dans ce contexte, la pandémie de Corona n'est pas le déclencheur, mais plutôt l'accélérateur d'incendie pour une révision attendue de la gestion du matériel d'exposition.
Les messages clés sont les suivants :
Information : obtenez la transparence sur vos stocks actuels. La clé n'est pas un tableau Excel, mais un système ERM moderne. Ne stockez donc vos stocks que chez des prestataires de services qui peuvent vous donner accès à un tel système.
Coûts : sur la base des informations, vous devez « faire le ménage » de manière ciblée. La vue d'ensemble directe sur les stocks en constitue la base. En outre, un fournisseur professionnel doit pouvoir faire évoluer facilement les stocks. C'est-à-dire qu'il devrait proposer des intervalles de stockage « par an », « par mois » et « par jour ». En période de volatilité, des intervalles plus courts (évolutivité) sont préférables à des intervalles plus longs, même s'ils semblent au départ plus avantageux par unité de temps.
Agilité : l'agilité de la gestion de l'entrepôt dépend en grande partie de la rapidité du système d'information. En effet, on ne peut agir avec agilité que si les informations sont disponibles rapidement.
Vitesse : agir avec agilité ne suffit pas, le fournisseur doit également pouvoir effectuer les mouvements logistiques rapidement et efficacement. Renseignez-vous sur la connexion en ligne de différents prestataires de services d'expédition. Ce n'est qu'ainsi que les mouvements logistiques peuvent être exécutés rapidement.
Évolutivité : en outre, les intervalles de stockage doivent également être « agiles » afin de pouvoir réduire les coûts de stockage du matériel d'exposition à court terme.
Qualité : le stockage de stands et de matériel d'exposition est devenu une discipline à part entière. Une image vaut mille mots. Faites-vous absolument une idée du stockage des fournisseurs sur place. Faites attention aux locaux, à l'ordre et aux processus.
Annalena Struever : 10 mai 2022 14:30:00
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