Interface ERP dans la gestion des événements

Les moyennes entreprises et les grands groupes travaillent aujourd'hui avec des systèmes ERP renommés, tels que SAP ou Microsoft Dynamics. Ces systèmes ERP représentent l'ensemble des processus commerciaux et les relient entre eux de manière intelligente. Le processus d'achat concerne plusieurs parties prenantes dans le secteur des salons (responsables marketing et événementiel, comptabilité et fournisseurs).

Comment fonctionne un processus de commande pour les moyennes entreprises et les grands groupes ?

Pour qu'un stand d'exposition puisse être commandé au fournisseur, le responsable marketing et événementiel demande un stand à son constructeur de stands. Sur la base d'un briefing détaillé, le constructeur de stands établit un concept, y compris un rendu et une offre. Si le concept convient, une commande est créée dans le système ERP sur la base de l'offre et doit être validée pour commande par un collègue disposant de pouvoirs étendus dans le système ERP. Au moyen d'un numéro de commande unique, également appelé numéro PO ou Purchase Order Number, une commande est passée au fournisseur (constructeur de stands) après validation interne. Celui-ci crée à son tour une commande et y inscrit le numéro PO. Une fois le salon réussi, la facturation a lieu. Le numéro PO et le montant de la facture permettent alors au service comptable de régler la facture ouverte.

Pourquoi cela ne fonctionne-t-il pas toujours ?

En théorie, le processus semble simple et ne demande que peu d'efforts. Mais dans la réalité, il peut y avoir des écarts, de sorte que le processus est perturbé et ne se déroule pas. Cela peut avoir différentes causes :

• Des prestations n'ont pas été nécessaires

• Des prestations ont été réservées à la dernière minute

• Les prix de l'offre, de la commande et de la facture ne concordent pas.

• La validation dans SAP prend trop de temps, de sorte que les délais de commande ne peuvent pas être respectés.

Cette indifférence s'accompagne alors souvent d'une augmentation des efforts de coordination et des coûts. Il ne faut pas non plus négliger la « colère » qui en résulte pour les deux parties prenantes.

Quelle est l'utilité d'une interface OCI ?

Si vous utilisez un système ERM (Event Management System), les interfaces OCI (Open Cataloge Interface) peuvent vous aider. OCI est une interface de catalogue standardisée pour l'échange d'enregistrements.

Amélioration de l'efficacité en cas de nombreuses réservations

Les meilleures entreprises ont du succès dans la communication en direct parce qu'elles organisent, en plus des salons classiques, des événements personnalisés et de petite taille. Ceux-ci sont généralement personnalisés et marquent des points avec une plus grande efficacité, ce qui entraîne à son tour plus de leads. Il peut s'agir de congrès, de conventions, de salons RH, de salons de commande, de salons de concessionnaires, de journées portes ouvertes, etc. En règle générale, le nombre d'événements augmente toutefois pour de nombreuses entreprises à plus de 50 événements par an. Grâce à l'utilisation d'une interface OCI, toutes les commandes passées sur un portail de commande externe sont importées automatiquement dans le système ERP. Les articles sont alors correctement configurés et également représentés dans le processus de facturation. Le processus est donc plus efficace en termes de temps et d'interfaces.

Augmentation de l'efficacité, grâce au respect des processus

Le processus de commande ne permet pas de divergences lors de la commande, de l'établissement de la commande et de la facturation. Ainsi, les indifférences mentionnées ci-dessus ne peuvent pas se produire.

Augmentation de l'efficacité grâce à l'automatisation des processus

Le panier d'achat est déjà transmis à SAP et activé pour la validation dans l'instance « supérieure ». Il n'est plus nécessaire de demander une offre, de la saisir manuellement ou de la taper à la main pour passer une commande. Dès que la commande est validée, la PO générée est transmise au prestataire de services externe.

Connexion simple à la boutique en ligne externe

L'interface OCI permet de relier le système ERP (par ex. SAP) à une boutique externe. Pour passer une commande, l'utilisateur trouve un lien vers la boutique externe. Comme l'utilisateur ne doit pas quitter le monde SAP habituel, l'ergonomie est conviviale et le système de boutique n'est pas considéré comme une solution isolée supplémentaire. Il n'est pas non plus nécessaire de se connecter à un autre système de boutique.

À partir de quand une interface OCI permet-elle d'économiser de l'argent dans le contrôle des événements ?

Une interface OCI est liée à des coûts uniques et courants. Outre le travail de programmation unique (environ 3 jours-homme pour les deux partenaires), l'interface doit être entretenue. Le prix mensuel est d'environ 150-200 €. Si l'entreprise ne dispose pas du savoir-faire nécessaire à la programmation, il faudra éventuellement faire appel à un intégrateur de système externe.

Les coûts d'une annulation ou d'une note de crédit pour une facture erronée s'élèvent, pour les groupes, à environ 20-35 € par perturbation de processus. Comme ces coûts sont supportés par les deux parties prenantes, une interface OCI est déjà amortie à partir de 10 perturbations de processus. Nous n'avons pas encore pris en compte les coûts engendrés par d'autres collaborateurs pour le contrôle et la recherche des causes, etc.

Conclusion sur le processus de commande automatisé avec l'interface OCI dans la gestion des événements pour les entreprises de taille moyenne et les groupes.

La meilleure chose est que la connexion à une interface OCI permet d'optimiser et d'automatiser l'ensemble du processus de commande. Le temps de passage du processus est alors considérablement réduit, ce qui permet aux deux entreprises de profiter d'une économie de temps de travail. Comme le panier d'achat introduit automatiquement tous les paramètres tels que les prix, les articles et les ressources, et qu'il n'y a pas d'interface ni de transmission manuelle, le taux d'erreur est minime et le processus se déroule proprement. Les notes de crédit fastidieuses et la création d'autres commandes ne sont pas nécessaires. Au vu de ces avantages, le processus de commande est nettement plus efficace.

Une interface OCI est particulièrement intéressante pour les entreprises qui travaillent avec un système ERP, qui souhaitent optimiser leurs processus avec un Prefered Partner et qui commandent plus souvent chez ce Prefered Partner. En effet, plus les commandes sont fréquentes, plus les coûts du processus de commande par commande sont faibles.