Gestion des médias dans le domaine de l'événementiel

Comment Expocloud améliore la cohérence et l'efficacité grâce à une gestion centralisée des données d'impression et des vidéos.

Dans la construction de salons, la communication visuelle joue un rôle décisif. La conception graphique des stands est souvent la première impression que les visiteurs ont d'une entreprise. Une conception bien pensée et mise en œuvre de manière professionnelle attire non seulement l'attention, mais peut également renforcer considérablement l'image de marque. Mais il y a bien plus de travail en coulisses qu'il n'y paraît à première vue. La gestion centrale des données d'impression est une partie essentielle de ce travail - et souvent un grand défi. Dans cet article, nous examinons pourquoi une gestion centralisée des données d'impression est si importante dans la construction de stands et comment elle peut être mise en œuvre efficacement.

Contenu

1. Pourquoi la gestion centralisée des données d'impression est-elle si importante ?

2. Les avantages d'une gestion centralisée des données d'impression

3. Comment ExpoCloud peut-il vous aider ?

4. Conclusion

1. Pourquoi la gestion centralisée des données d'impression est-elle si importante ?

Dans la construction de stands, il s'agit de transmettre des messages de manière claire et concise. Chaque élément graphique doit être parfaitement coordonné pour donner une impression d'ensemble harmonieuse. Des bannières aux graphiques muraux grand format en passant par les roll-ups, les exigences en matière de qualité et de cohérence des données d'impression sont élevées. Une gestion décentralisée de ces données peut entraîner de nombreux problèmes :

L'incohérence :

Sans une gestion centralisée, différentes versions des graphiques peuvent circuler. Cela entraîne des incohérences dans le design, ce qui peut nuire à l'image professionnelle de l'entreprise.

Perte de temps :

Lorsque les graphiques sont gérés à partir de différents endroits, il peut être difficile de trouver rapidement les dernières versions. Cela entraîne des retards dans le processus de production.

Manque de vue d'ensemble :

Une gestion centralisée permet de garder une vue d'ensemble de tous les éléments graphiques. Sans une organisation centralisée, il est facile de perdre le contrôle de la multitude de fichiers et de versions.

Augmentation des coûts :

Des fichiers d'impression erronés peuvent entraîner des réimpressions inutiles et une augmentation des coûts. Une gestion centralisée minimise ce risque.

2. Les avantages d'une gestion centralisée des données d'impression

La mise en place d'un système centralisé de gestion des données d'impression présente de nombreux avantages. Les principaux sont énumérés ci-dessous :

Cohérence et identité de marque :

Une plate-forme centrale garantit que les versions les plus récentes et les plus correctes des fichiers d'impression sont toujours utilisées. Cela garantit une identité de marque cohérente, ce qui est particulièrement important dans la construction de stands d'exposition, où la première impression compte.

Augmentation de l'efficacité :

Une gestion centralisée permet de gagner du temps. Les collaborateurs ne doivent plus chercher longtemps les bons fichiers. Un accès centralisé à toutes les données d'impression accélère considérablement le flux de travail.

Meilleure collaboration :

Avec un système centralisé, différents départements et prestataires de services externes peuvent collaborer facilement. Les designers, les spécialistes du marketing et les imprimeurs ont tous accès aux mêmes fichiers, ce qui facilite la communication et réduit les erreurs.

Sauvegarde et versionnage sécurisés :

Une gestion centralisée permet de sauvegarder en toute sécurité différentes versions de fichiers et d'y accéder en cas de besoin. Cela réduit le risque de perte de données et facilite le suivi des modifications.

3. Comment ExpoCloud peut-il apporter son soutien dans ce domaine ?

Avec la version 2024.09.06, la solution ExpoCloud a été complétée par le module « Media Manager » d'un DAM (Digital Asset Management) pour la gestion des données d'impression et des vidéos.

La gestion des médias distingue 3 types de médias différents :

• Graphiques : ce sont des graphiques pour des systèmes de foire ou des systèmes de foire avec des graphiques fixes-liés comme par exemple des rollups.
• Vidéo : Il s'agit de données multimédia, comme par exemple des vidéos.
• Print : il s'agit de données d'impression pour des supports publicitaires, tels que des brochures.
  
  

3.1 Conditions préalables à l'utilisation de Media Manager

Gestion des articles

• La condition préalable à l'utilisation du Media Management est le paramétrage de l'article pour le Media Management.
• Cela se fait dans la gestion des articles via le nouveau paramètre « Media ».
• Ce paramètre est réglé par défaut sur « No Media » et peut être modifié sur « Graphics », « Video » ou « Print ».

Gestion des utilisateurs

• La condition préalable à l'utilisation du gestionnaire de médias est l'activation de l'autorisation fonctionnelle « Gestionnaire de médias » dans la gestion des utilisateurs pour les utilisateurs autorisés.
• Seule l'autorisation fonctionnelle permet à l'utilisateur de consulter et d'éditer le domaine « Media ».

3.2 Utilisation du gestionnaire de médias

• Les utilisateurs autorisés peuvent accéder au gestionnaire de médias via le point « Media » dans le menu latéral d'ExpoCloud. Ce point de menu n'est disponible que pour les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires.
• L'utilisateur doit alors choisir le domaine du gestionnaire de médias « Graphics », « Video » ou « Print ».
• Nous allons maintenant nous intéresser au domaine « Graphics ». Les fonctions sont identiques dans les autres domaines.
  
  

3.2.1 Vue tabulaire des données médias

• Dans la vue « Media/Graphics », on voit tous les graphiques qui sont paramétrés dans le système comme « Graphics ». Les informations suivantes sont alors affichées dans la représentation sous forme de tableau :
  
  • N° d'article
  • Caractéristiques DAM (Graphics, Video, Print)
  • Nombre de données déposées et versionnées.
  • Date de la dernière modification (entrée du journal)
  • Utilisateur de la dernière modification (entrée du journal)
• Le filtre « Pas de données » dans l'en-tête de la page permet de filtrer sur les graphiques pour lesquels aucune donnée n'a été déposée dans le DAM (Digital Asset Management).
• Le filtre « Données disponibles » dans l'en-tête de la page permet de filtrer les graphiques pour lesquels des données ont été enregistrées dans le DAM (Digital Asset Management).
• Le bouton « Export Excel » dans l'en-tête de la page permet de transférer tous les graphiques ou les graphiques filtrés directement vers Excel.
  
  

3.2.2 Vue détaillée des données média

• Le bouton « Editer » permet d'accéder à la vue détaillée des données média.

Téléchargement des données :

• Dans cette vue, il est possible de télécharger de nouvelles données en cliquant sur le bouton « Télécharger ».
• Lors de l'upload, l'utilisateur et le moment de l'upload sont consignés et enregistrés de manière non modifiable.
• Si plusieurs fichiers sont téléchargés, le système force le versionnement. Cela signifie que l'utilisateur ne peut paramétrer qu'un seul enregistrement comme « actif ». Dans ce cas également, la modification est consignée par utilisateur et par horodatage.

Téléchargement des données :

• Le bouton « Télécharger » permet de télécharger toutes les versions des données d'impression.

Supprimer les données :

• Le bouton « Supprimer » permet de supprimer des enregistrements.
• Si l'enregistrement « Actif » est supprimé, l'utilisateur doit définir un autre enregistrement comme « Actif ».
• En principe, il est toutefois possible d'enregistrer un nombre illimité de versions.
  
  

3.3 Avantages du Media-Manager

• Le Media-Manager permet de voir à tout moment l'état actuel des données.
• La version actuelle est toujours utilisée, en particulier lors de la reproduction d'impressions physiques (graphiques ou imprimés).
• Lors de la postproduction de produits physiques, les données d'impression sont disponibles immédiatement et vérifiées. Cela permet de mettre en place le processus le plus rapide possible pour les postproductions dont le temps est critique.
• Pour les contenus vidéo, le contenu est disponible en ligne. Ainsi, lors de la sélection d'un produit, il est possible de visualiser le contenu et de choisir le bon média.
• En outre, le contenu vidéo est toujours disponible dans le logiciel et peut être téléchargé à tout moment. Il est donc possible d'accéder au contenu et de le télécharger, par exemple, lors de salons.

Disponibilité :

• Le module « Media » est disponible pour toutes les versions d'ExpoCloud.
• Le module nécessite la licence IS-4311 pour tous les utilisateurs autorisés.
  
  

4. Conclusion

La gestion centralisée des médias dans le cadre de l'organisation d'un salon est un facteur décisif pour la réussite de la participation à un salon. Elle garantit la cohérence, améliore l'efficacité et réduit le risque d'erreurs et de coûts inutiles. Les entreprises qui ont recours à une solution professionnelle pour gérer leurs données d'impression bénéficient d'un processus plus fluide et d'une présence cohérente de leur marque sur les salons.

La mise en œuvre d'une gestion centralisée des médias permet non seulement d'optimiser l'ensemble du flux de travail, mais aussi de garantir la qualité des graphiques et du contenu numérique finaux - un must pour toute entreprise qui souhaite laisser une impression durable lors des salons.