Media Management im Eventbereich: Mit ExpoCloud Effizienz und Qualität steigern

Im Messebau spielt die visuelle Kommunikation eine entscheidende Rolle. Die grafische Gestaltung von Ständen ist oft der erste Eindruck, den Besucher von einem Unternehmen erhalten. Eine gut durchdachte und professionell umgesetzte Gestaltung zieht nicht nur Aufmerksamkeit auf sich, sondern kann auch das Markenimage erheblich stärken. Doch hinter den Kulissen steckt weit mehr Arbeit, als es auf den ersten Blick scheint. Die zentrale Verwaltung von Druckdaten ist ein wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit – und oft eine große Herausforderung. In diesem Artikel betrachten wir, warum eine zentrale Verwaltung von Druckdaten im Messebau so wichtig ist und wie sie effizient umgesetzt werden kann.

Inhalt

1. Warum ist die zentrale Verwaltung von Druckdaten so wichtig?

2. Die Vorteile einer zentralen Druckdatenverwaltung

3. Wie kann ExpoCloud hier unterstützen?

4. Fazit

1. Warum ist die zentrale Verwaltung von Druckdaten so wichtig?

Im Messebau geht es darum, Botschaften klar und prägnant zu vermitteln. Jedes grafische Element muss perfekt aufeinander abgestimmt sein, um einen harmonischen Gesamteindruck zu hinterlassen. Von Bannern über Roll-ups bis hin zu großformatigen Wandgrafiken – die Anforderungen an die Qualität und Konsistenz der Druckdaten sind hoch. Eine dezentrale Verwaltung dieser Daten kann zu vielen Problemen führen:

Inkonsistenz:

Ohne eine zentrale Verwaltung können verschiedene Versionen von Grafiken im Umlauf sein. Dies führt zu Inkonsistenzen im Design, was dem professionellen Auftritt des Unternehmens schaden kann.

Zeitverlust:

Wenn Grafiken von verschiedenen Orten aus verwaltet werden, kann es schwierig sein, die neuesten Versionen schnell zu finden. Das führt zu Verzögerungen im Produktionsprozess.

Fehlende Übersicht:

Eine zentrale Verwaltung ermöglicht es, den Überblick über alle grafischen Elemente zu behalten. Ohne eine zentrale Organisation kann leicht die Kontrolle über die Vielzahl an Dateien und Versionen verloren gehen.

Kostensteigerung:

Fehlerhafte Druckdateien können zu unnötigen Nachdrucken und erhöhten Kosten führen. Eine zentrale Verwaltung minimiert dieses Risiko.

2. Die Vorteile einer zentralen Druckdatenverwaltung

Die Einführung eines zentralen Systems zur Verwaltung von Druckdaten bietet viele Vorteile. Im Folgenden sind die wichtigsten aufgeführt:

Konsistenz und Markenidentität:

Eine zentrale Plattform stellt sicher, dass immer die aktuellsten und korrektesten Versionen der Druckdateien verwendet werden. Dadurch wird eine konsistente Markenidentität gewährleistet, was besonders im Messebau, wo der erste Eindruck zählt, von großer Bedeutung ist.

Effizienzsteigerung:

Eine zentrale Verwaltung spart Zeit. Mitarbeiter müssen nicht mehr lange nach den richtigen Dateien suchen. Ein zentraler Zugang zu allen Druckdaten beschleunigt den Workflow erheblich.

Bessere Zusammenarbeit:

Mit einem zentralen System können verschiedene Abteilungen und externe Dienstleister problemlos zusammenarbeiten. Designer, Marketingexperten und Druckereien haben alle Zugriff auf die gleichen Dateien, was die Kommunikation erleichtert und Fehler reduziert.

Sicheres Backup und Versionierung:

Eine zentrale Verwaltung ermöglicht es, verschiedene Versionen von Dateien sicher zu speichern und bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Dies verringert das Risiko von Datenverlust und erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen.

3. Wie kann ExpoCloud hier unterstützen?

Mit dem Release 2024.09.06 wurde die ExpoCloud Lösung um das Modul „Media Manager“ um eine DAM (Digital Asset Management) zur Verwaltung von Druck- und Videodaten erweitert.

Das Media Management unterscheidet 3 verschiedene Medientypen:

• Graphics: Dies sind Grafiken für Messesysteme oder Messesysteme mit fest-verbundener Grafik wie z.B. Rollups.
• Video: Dies sind Multimedia-Daten, wie z.B. Videos.
• Print: Dies sind Druckdaten für Werbemittel, wie z.B. Broschüren.
  
  

3.1 Voraussetzungen zur Nutzung des Media Managers

Artikelverwaltung

• Die Voraussetzung zur Nutzung des Media-Managements ist die Parametrisierung des Artikels für das Media-Management.
• Dies erfolgt in der Artikel-Verwaltung über den neuen Parameter „Media“.
• Dieser Parameter ist im Standard auf „No Media“ und kann auf die Ausprägungen „Graphics“, „Video“ oder „Print“ geändert werden.

Benutzerverwaltung

• Die Voraussetzung zur Nutzung des Media-Managers ist die Freischaltung der funktionalen Berechtigung „Media-Manager“ in der Benutzerverwaltung für berechtigte User.
• Nur mit der funktionalen Berechtigung ist der Bereich „Media“ für den User einsehbar und bearbeitbar.

3.2 Nutzung des Media-Managers

• Für freigegebene Benutzer kann der Media-Manager über den Punkt „Media“ im Side-Menü von ExpoCloud aufgerufen werden. Der Menü-Punkt ist nur verfügbar für User mit entsprechender Berechtigung.
• Der Benutzer muss sich dann für den Bereich des Media-Managers „Graphics“, „Video“ oder „Print“ entscheiden.
• Im Folgenden betrachten wir den Bereich „Graphics“. Die Funktionen sind in den anderen Bereichen identisch.
  
  

3.2.1 Tabellarische Ansicht von Media-Daten

• In der Ansicht „Media/Graphics“ sieht man alle Grafiken, die im System als „Graphics“ parametrisiert sind. Dabei werden folgende Informationen in der tabellarischen Darstellung angezeigt:
  • Artikel Nr.
  • DAM-Ausprägung (Graphics, Video, Print)
  • Anzahl der hinterlegten und versionierten Daten.
  • Datum der letzten Änderung (Protokolleintrag)
  • Benutzer der letzten Änderung (Protokolleintrag)
• Über den Filter „Keine Daten“ im Seitenkopf kann man auf die Grafiken filtern, für die keine Daten im DAM (Digital Asset Management) hinterlegt sind.
• Über den Filter „Daten vorhanden“ im Seitenkopf kann man auf die Grafiken filtern, für die Daten im DAM (Digital Asset Management) hinterlegt sind.
• Über den Button „Excel Export“ im Seitenkopf kann man alle Grafiken oder gefilterte Grafiken direkt nach Excel übergeben.
  
  

3.2.2 Detailansicht von Mediadaten

• Über den Button „Bearbeiten“ kann man in die Detailansicht der Media-Daten wechseln.

Daten Upload:

• In dieser Ansicht kann man über den Button „Hochladen“ neue Daten hochladen.
• Beim Upload wird der User und der Zeitpunkt des Uploads protokolliert und unveränderbar gespeichert.
• Wenn mehrere Dateien hochgeladen werden, zwingt das System zur Versionierung. D.h. der User kann nur einen Datensatz als „aktiv“ parametrisieren. Auch hierbei erfolgt eine Protokollierung der Veränderung nach Benutzer und Zeitstempel.

Daten Download:

• Über den Button „Download“ kann man alle Versionen der Druckdaten herunterladen.

Daten Löschen:

• Über den Button „Löschen“ können Datensätze gelöscht werden.
• Sofern der „Aktive“ Datensatz gelöscht wird, muss der Benutzer einen alternativen Datensatz als „aktiv“ setzen.
• Prinzipiell können aber unbegrenzt Versionierungen gespeichert werden.
  
  

3.3 Vorteile des Media-Managers

• Über den Media-Manager hat man jederzeit Einblick in die aktuellen Datenstände.
• Insbesondere bei der Nachproduktion von physischen Drucken (Grafiken oder Print) wird immer die aktuelle Version genutzt.
• Bei der Nachproduktion von physischen Produkten stehen die Druckdaten unmittelbar und geprüft zur Verfügung. Dies ermöglicht bei zeitkritischen Nachproduktionen den schnellsten Prozess.
• Bei Video-Content steht der Content online zur Verfügung. So kann man sich beispielsweise bei der Produktauswahl schon den Content anschauen und das richtige Medium wählen.
• Darüber hinaus ist Video-Content immer in der Software verfügbar und kann jederzeit heruntergeladen werden. Damit kann z.B. auch auf Messen als Fallback auf den Content zugegriffen und heruntergeladen werden.

Verfügbarkeit:

• Das Modul „Media“ ist für alle ExpoCloud Versionen verfügbar.
• Das Modul erfordert die Lizenz IS-4311 für alle freigegebenen Benutzer.
  
  

4. Fazit

Die zentrale Verwaltung von Medien im Messebau ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Messeauftritten. Sie gewährleistet Konsistenz, verbessert die Effizienz und reduziert das Risiko von Fehlern und unnötigen Kosten. Unternehmen, die in eine professionelle Lösung zur Verwaltung ihrer Druckdaten nutzen, profitieren von einem reibungsloseren Ablauf und einer konsistenten Markenpräsenz auf Messen.

Durch die Implementierung der zentralen Medienverwaltung wird nicht nur der gesamte Workflow optimiert, sondern auch die Qualität der finalen Grafiken und digitalem Content sichergestellt – ein Muss für jedes Unternehmen, das auf Messen einen bleibenden Eindruck hinterlassen möchte.