6 Erfolgsfaktoren - Lagerung Messestand und Messematerial

Die Corona-Pandemie hat die gesamte Branche der Messen und Events vor massive Herausforderungen gestellt. Während die Messe- und Eventabteilungen der ausstellenden Unternehmen noch mit der Rückabwicklung von abgesagten Messen und Veranstaltungen beschäftigt sind, rückt eine weitere Problematik zunehmend in den Vordergrund: Was machen wir mit unserem Messestand und Messematerial?

Die zentralen Fragestellungen dabei sind:

• Wie lagere ich mein Messematerial effizient bis zum Neustart?

• Ist mein Messematerial sicher, wo es gerade ist?

• Welches Material benötigen wir in Zukunft noch?

Dieser Artikel diskutiert mögliche Lösungsansätze und beschreibt, wie eine zukunftsfähige und innovative Lagerung von Messeständen und Messematerial aussieht.

Einführung in die aktuelle Situation der Lagerung von Messeständen und Messematerial

Die Corona-Pandemie erschüttert seit Anfang des Jahres die Event- und Messeabteilungen der ausstellenden Unternehmen. Insbesondere die kurzfristigen Absagen in der ersten Jahreshälfte haben dabei zu einer enormen Belastung der Verantwortlichen geführt. In kürzester Zeit mussten ganze Lieferketten abgesagt und rückabgewickelt werden. Die Hoffnung auf ein wenig Erholung in den tendenziell ruhigen Sommermonaten stellte sich jedoch leider auch nicht ein – denn neue Herausforderungen zeigten sich am Horizont. Durch die Absage von Messen im Herbst und zunehmende wirtschaftliche Risiken in der Branche, müssen sich die Event-Verantwortlichen nun mit einem neuen und kritischen Thema beschäftigen:

Ist mein Messebaumaterial noch sicher, wo es aktuell lagert und wie gestalte ich die Lagerhaltung effizient? (ohne zu wissen, wann der Neustart erfolgt und welches Material ich dann noch benötige)

Die Kern-Herausforderung besteht dabei darin, nicht nur eine schnelle und kostengünstige Lösung für die Lagerhaltung von Messestand und Messematerial zu finden, sondern gleichzeitig die Verwaltung der Messebaumaterialien (Messestände, Messequipment, Exponate, Werbemittel, Giveaways etc.) auf eine langfristige, zukunftsfähige und vor allem flexible Lösung zu heben. Solche Lösungen werden heute als Event-Resource-Management bezeichnet, also die Verwaltung aller Ressourcen, die für Events und Messen benötigt werden.

Event-Resource-Management – quo vadis?

Im Rahmen der Research zum Buch „Event-Resource-Management mit digitalen Tools“ habe ich mich ausführlich mit der betrieblichen Praxis und der notwendigen Neuausrichtung der Verwaltung von Messematerialien beschäftigt.

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Dabei konnten auf Basis eines Frameworks sechs entscheidende Erfolgsfaktoren für ein zukunftsfähiges Management der Messe-Ressourcen identifiziert werden:

• Information

• Kosten

• Agilität

• Geschwindigkeit

• Skalierbarkeit

• Qualität

Diese 6 Erfolgsfaktoren bieten damit einen strukturellen Rahmen zur Auswahl von Anbietern und einer zukunftsfähigen Ausrichtung der Lagerung von Messematerial.

Erfolgsfaktor 1: Information über den Bestand des  Messematerials

Bereits in der Einführung haben wir die Frage aufgeworfen, welches Messematerial in Zukunft überhaupt noch benötigt wird. Während die Frage im Kern richtig und wichtig ist, scheitern zahlreiche Unternehmen bereits bei der Frage:

„Was haben wir überhaupt an Messe-Material?“

Diese Problematik wird sehr gut durch den Erfolgsfaktor „Information“ des Event-Managements beschrieben. D.h. wenn wir nicht wissen, was wir überhaupt haben, können wir auch die Frage „Was wir noch benötigen?“ nicht sinnvoll beantworten. Eine effiziente und effektive Lagerhaltung muss daher dem Postulat von vollständiger und aktueller Information folgen. Diese Anforderung werden sogenannte ERM-Softwarelösungen heute zumeist gerecht. Diese Lösungen sind eine Schnittstelle zwischen der Lagerhaltung der Messebauers und der Event-Abteilung des Kunden.

Abbildung 1: Verwaltung von Messemöbeln im ERM-System

Gerade im Hinblick auf die Entscheidung, welches Material in Zukunft gebraucht wird, liefern diese Tools die quantitative Grundlage. So können Entscheidungen zur weiteren Lagerhaltung von Material oder der Entsorgung auf Basis von Zahlen und nicht von „Bauchgefühl“ getroffen werden.

Aber auch in der aktuellen Situation bietet die Adaption des Event-Managements auf eine solche Lösung erhebliche Vorteile. Die Einführung eines solchen Systems macht das vorhandene Material auf einen Schlag sichtbar und hilft somit bei der Entscheidung, was zu entsorgen ist. In vielen Projekten konnten wir feststellen, dass nach Einführung des Systems zahlreiche Materialien entsorgt worden. Der Grund ist ganz einfach: Man wusste gar nicht mehr, dass man es noch hatte. Teilweise wurden sogar Produkte mit historischen Logos oder abgelaufene Werbemittel über Jahre umsonst gelagert.

Erfolgsfaktor 2: Kosten für die Lagerhaltung von Messematerial und -zubehör

Der entscheidende Treiber für die Kosten der Lagerhaltung von Messematerial und Messeequipment ist schlichtweg die Menge des eingelagerten Materials. Diese wird zumeist gemessen in Palettenstellplätzen oder in Kubikmeter (m³).

Wie im Erfolgsfaktor 1 „Information“ beschrieben, ist die genaue Kenntnis der vorhandenen Materialien sowie deren Menge von enormer Bedeutung für das Management. Es bietet sich daher an zunächst die Bestände auf Basis eines ERM-Systems zu erfassen und zu analysieren. Allein die vollständige Erfassung und Online-Darstellung zeigt direkte Einsparpotentiale. Ziel muss es daher sein, die Anzahl der Palettenstellplätze oder das Lagervolumen zu reduzieren.

Einen weiteren Aspekt der Kosten werden wir im Abschnitt „Agilität“ noch kennenlernen. Gerade in volatilen Zeiten hat die agile Veränderung der Lagerbestände und damit verbundenen Abrechnungsintervalle einen nachhaltigen Einfluss auf die Gesamtkosten. Das Dogma ist: Lieber kurzfristige Flexibilität als langfristige Kostenreduktion.

Erfolgsfaktor 3: Agilität der Lagerverwaltung

Wir leben in einer Welt, die oftmals mit dem Begriff VUKA beschrieben wird. Sie ist Volatil, Unsicher, Komplex und Ambiguos (doppeldeutig). Die aktuelle Corona-Pandemie ist ein weiteres Beispiel für diese Unsicherheit.

In diesem Sinne muss die Lagerverwaltung von Messeequipment in der Lage sein, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Ein Beispiel ist die die Vorhersehbarkeit von Beständen auch in einem volatilen Umfeld.

Ein gutes Lagermanagement ist daher in der Lage auf Basis einer ERM-Lösung die Bestände vorhersehen zu können und damit die Grundlage für agile Entscheidungen zu treffen. Wir können nächste Woche ausstellen. Haben wir das notwendige Equipment verfügbar? Haben wir noch genug Broschüren?

Abbildung 2: Echtzeitverfügung von Messematerial

Die Agilität des Event-Managements wird also maßgeblich über die Geschwindigkeit der Information und die verfügbaren digitalen Tools bestimmt.

Erfolgsfaktor 4: Geschwindigkeit der Logistik von Event-Equipment

Neben der Agilität muss eine moderne Lagerhaltung von Messequipment auch schnell sein. Denn was nützt agiles Handeln, wenn die Ausführung lange dauert. Man sollte daher einen Anbieter auswählen, der auch über die entsprechende Kompetenz in der Logistik von Event-Equipment verfügt. Hierzu ist es notwendig, dass der Anbieter direkt mit Carriern (Versanddienstleistern) verbunden ist und damit die Bewegung von Messematerial direkt ausführen kann.

Abbildung 3: Anbindung Versanddienstleister

Das Schaubild zeigt beispielsweise die Anbindung der ERM-Software „ExpoCloud“ an verschiedene Versanddienstleister. Diese Lösung ermöglicht es Event-Verantwortlichen Messeequipment nicht nur am gleichen Tag zu versenden, sondern auch die Kosten von verschiedenen Versandwegen direkt vergleichen zu können. Damit kann nicht nur die Geschwindigkeit der Prozesse sichergestellt werden, sondern auch eine effektive Kostenkontrolle geschaffen werden.

Erfolgsfaktor 5: Skalierbarkeit der Lagerverwaltung

In einem dynamischen Umfeld müssen sich die Lagerbestände auch flexibel an neue Rahmenbedingungen anpassen können. Diesen Prozess der Lagerverwaltung nennt man Skalierbarkeit. Dabei ist die Skalierbarkeit sowohl durch eine kurzfristige Erhöhung als auch Reduktion des eingelagerten Equipments gekennzeichnet.

Oftmals bieten Messebauer oder Dienstleister nur die Lagerhaltung pro Jahr an. Bei dieser Variante führen unterjährige Veränderungen der Lagerbestände (e.g. Reduktion) also nicht unmittelbar zu einer Reduktion der Kosten. Eine skalierbare Lagerverwaltung sollte daher auch unterjährige Abrechnungsintervalle erlauben. Ein professioneller Anbieter sollte daher folgende Varianten anbieten:

• Palettenstellplatz pro Jahr

• Palettenstellplatz pro Monat

• Palettenstellplatz pro Tag

Selbstverständlich sind die Kosten pro Jahr in den meisten Fällen pro Zeiteinheit günstiger. Dennoch sollte man gerade in einer volatilen Zeit mehr auf Flexibilität und Skalierbarkeit denn langfristige Kosten setzen.

Erfolgsfaktor 6: Qualität der Lagerhaltung von Messeständen

Die Lagerhaltung von Messeständen und Messematerialien war in der Vergangenheit oft als sekundäre Dienstleistung von Messebauern gesehen worden. Daher wurde tendenziell wenig Augenmerk auf die Prozesse und Qualität der Lagerhaltung gelegt.

Irgendwie war ja immer alles zur richtigen Zeit auf der Messe…

Diese Zeiten sind jedoch längst vorbei. Die zunehmende Vernetzung von Dienstleistungen erfordert effiziente und nachvollziehbare Prozesse. Schon lange ist der Event-Planer nicht gleichzeitig Produzent und Logistiker. Wenn diese Prozesse nun kooperativ und dennoch getrennt abgewickelt werden, werden Fehler in Prozessen und Qualität unmittelbar sichtbar.

Lagerhaltung von Messeständen und Messematerial ist eine eigene Disziplin.

Die bedeutet aber auch, dass Sie die Entscheidung für die Lagerhaltung unabhängig vom aktuellen oder zukünftigen Messebauer treffen können. Damit verändern sich aber auch die Entscheidungsparameter, da die Prozesse und Qualität nun in den Vordergrund rücken. Es gibt daher nur eine klare Empfehlung. Schauen Sie sich die Lager Ihres Messelogistikers vor Ort an. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Lassen Sie sich vor Ort die Prozesse (Software) als auch die Ausführung (real) zeigen. So gewinnen sie schnell eine klares Bild.

Abbildung 4: Hochmodernes Logistikcenter der WWM GmbH & Co. KG

Zusammenfassung zur Lagerung von Messestand und Messematerial

Der Artikel hat auf Basis von 6 Erfolgsfaktoren die Notwendigkeit der Neuausrichtung der Verwaltung von Messematerial beschrieben. Die Corona-Pandemie ist dabei nicht Auslöser, sondern vielmehr Brandbeschleuniger für eine überfällige Überarbeitung des Managements von Messeequipment.

Die Kernbotschaften sind:

• Information: Verschaffen Sie sich Transparenz über Ihre aktuellen Bestände. Der Schlüssel hierzu sind keine Excel-Tabellen, sondern ein modernes ERM-System. Lagern Sie Ihre Bestände daher nur bei Dienstleistern, die Ihnen den Zugriff auf ein solches System geben können.

• Kosten: Auf Basis der Information müssen sie gezielt „ausmisten“. Der direkte Überblick über die Bestände schafft dafür die Grundlage. Darüber hinaus sollte ein professioneller Anbieter, Bestände einfach skalieren können. D.h. er sollte die Lagerhaltungsintervalle „pro Jahr“, „pro Monat“ und „pro Tag“ anbieten. In volatilen Zeiten sind kürzere Intervalle (Skalierbarkeit) gegenüber längeren zu bevorzugen, auch wenn diese pro Zeiteinheit zunächst günstiger scheinen.

• Agilität: Die Agilität der Lagerverwaltung hängt weitestgehend von der Geschwindigkeit des Informationssystems ab. Denn nur wenn Informationen schnell verfügbar sind, kann man agil handeln.

• Geschwindigkeit: Agil handeln allein reicht nicht aus, der Anbieter muss die logistischen Bewegungen auch schnell und effizient durchführen können. Erkundigen Sie sich nach der Online-Anbindung von verschiedenen Versanddienstleistern. Nur so können logistische Bewegungen auch schnell durchgeführt werden.

• Skalierbarkeit: Darüber hinaus sollten auch die Lagerhaltungsintervalle „agil“ sein, um die Kosten der Lagerhaltung von Messematerial kurzfristig reduzieren zu können.

• Qualität: Lagerhaltung von Messeständen und Messematerial ist eine eigene Disziplin geworden. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Machen Sie sich Ihr Bild der Lagerhaltung von Anbietern unbedingt vor Ort. Achten Sie auf die Räumlichkeiten, Ordnung und Prozesse.