Event-Resource-Management-Software im Messebau

Hinter der Planung eines Messeauftritts oder der Teilnahme an einem Event steckt eine längere und intensive Vorbereitungszeit. Oftmals stehen nicht nur Aussteller und Messebauer im gemeinsamen Austausch, sondern auch weitere Dienstleister, die den Messeauftritt  vervollständigen. Ein Event-Resource-Management hilft dabei den Überblick bei der Messeplanung nicht zu verlieren und Arbeitszeit einzusparen. Wie das genau aussieht, erfahren Sie im Blogartikel.

Event-Resource-Management für die Planung eines Messestandes einsetzen

Die Digitalisierung ist in allen Bereichen unserer Arbeitswelt und unseres alltäglichen Lebens angekommen, warum nicht auch in der Messebranche? In der heutigen VUKA-Welt (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambivalenz/Ambiguität) müssen Arbeitsschritte agiler werden.

Doch welche Möglichkeiten habe ich mit einem solchen ERM-System bei der Planung meines Messestandes überhaupt und wie funktioniert ein solches System? Das möchte ich gerne am Beispiel des ExpoCloud-Portals erklären:

Wie kann die ExpoCloud-Event-Resource-Management-Software meine Agilität steigern?

Messeauftritte können im ExpoCloud-Portal einfach und online mit Messe-Mietsystemen geplant, gestaltet und bestellt werden. Die passende Eventlogistik, den Messeaufbau und Messeabbau, individuelle Werbemittel und Messebewirtung können zusätzlich online ausgewählt und dazugebucht werden. Die Auswertung der Performance Ihrer aktuellen Live-Kommunikation deckt Optimierungspotential auf, das in die zukünftige Veranstaltungs-Planung einfließt.

Mit ExpoCloud bringen Sie Ihre Messeauftritte in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und durch die Digitalisierung Ihres Eventmanagements einfach und effizient zu mehr Erfolg. Somit können Sie mit ExpoCloud Ihre Messeauftritte planen, ausführen und analysieren. 

Welche Vorteile ein solches ERM-System mit sich bringt, möchte ich Ihnen im weiteren Verlauf dieses Blogartikel näherbringen:

Vorteile der Nutzung von Event-Resource-Management Softwares

1. Keine Stornogebühren bei kurzfristigen Absagen

Eine Buchung, die über das ExpoCloud-Portal weitestgehend automatisiert erfolgt, ermöglicht uns die Veranstaltungen mit möglichst geringen Prozesskosten auszuführen. Aus diesem Grund ist eine kurzfristige Stornierung von Veranstaltungen auch nicht mit den, in der Branche üblicherweise hohen Stornierungskosten verbunden.

2. Zeitersparnis bei der Planung eines Messestandes

Die ganzheitliche Eventplanung ist mit ExpoCloud so prozessoptimiert, dass Sie die Planungszeit pro Veranstaltung um bis zu 75% reduzieren können, womit Sie im Herbst ohne Zeitdruck alle anstehenden Messen planen können. Dabei können Sie online Ihren individuellen Messestand mit unseren Messesystemen oder Ihren eigenen Exponaten oder Grafiken zusammenstellen. Ohne Probleme können Sie somit mehrere Messeauftritte in kurzer Zeit agil erstellen und planen.
 

3. Überblick der Messebeteiligungen behalten

Bei vielen anstehenden Messen und Events ist es besonders wichtig den Überblick aller Veranstaltungen zu behalten. Daher haben Sie jederzeit und von überall aus online Zugang zum ExpoCloud Portal. Von dort aus sehen Sie alle Artikel-Verfügbarkeiten, von Werbemitteln über eigene und kostenfreien Miet-Messesysteme bis hin zu Ihren individuellen Messegrafiken.

Ihre laufenden Projekte sowie den aktuellen Status können Sie sich detailliert anzeigen lassen, damit Sie den Überblick nicht verlieren. Somit wissen Sie immer genau, welche Lieferung aussteht und wann diese eintrifft, welcher Messestand aufgebaut, abgebaut oder sich bereits auf dem Rücktransport befindet. Mit ExpoCloud haben Sie den vollen Überblick auf Knopfdruck.

4. Messesysteme zur Miete nutzen

In unserem Event-Resource-Management-System können Sie Mietsysteme bzw. Messezubehör (Counter, Theken etc.) für Ihre Planung nutzen. Dabei können modulare Messesysteme zu Ihrem Wunsch-Messestand von uns zusammengesetzt werden, lediglich Textilgrafiken müssen neu angefertigt werden

Neben dem Aspekt, dass Sie Ihre Agilität bei der Planung des Messestandes um einiges erhöhen, können die Messesysteme unzählige Male eingesetzt werden. Diese Option ist somit um einiges nachhaltiger als der Bau eines neuen Messestandes. Hier erfahren Sie mehr zu unseren Mietsystemen.

5. Umfangreichen Messeservice aus einer Hand buchen

Wenn Sie Ihren Messestand im ExpoCloud-Portal erstellt haben, muss man sich nun die Frage stellen wie der Messestand zum Messeort kommt. Unser Messeservice bietet Ihnen das Rundum-Paket für alle logistischen Prozesse im Eventmanagement. Dazu gehört der Auf- und Abbauservice oder die Versendung des Messequipments. Nach einer Messe wird Ihr Equipment kontrolliert, gereinigt und fachgerecht eingelagert. Sie reduzieren Ihre Messekosten und erhöhen Ihre Prozess-Geschwindigkeit für ein erfolgreiches und reibungsloses Eventmanagement.

6. Messenachbereitung im Event-Resource-Management

Nach der Messe ist die Arbeit noch nicht ganz erledigt: Zu der Nachbereitung einer Messe gehört das Controlling des Messeerfolgs. Doch wie erfolgreich ist Ihre Live-Kommunikation tatsächlich? Wir geben Ihnen transparente Echtzeit-Daten und Statistiken zur Auswertung, mit denen Sie Ihre Veranstaltungen analysieren, vergleichen und nachhaltig optimieren können. Die Anzahl der Messebesucher, deren Verweildauer und die Anzahl der Wiederkehrer sind die Daten, mit denen Sie Ihre künftigen Messeauftritte optimieren. Sie wissen, was sich lohnt, kennen die genauen Messeleads und können datenbasierte Entscheidungen treffen. So haben Sie Ihr Messe-Budget jederzeit im Blick und Ihr Messe-Controlling läuft einfacher denn je. Denn Daten sind der Rohstoff der digitalen Transformation im Live-Marketing.

Fazit zum Event-Resource-Management

Egal welches Event-Resource-Management Sie verwenden: In Zeiten der Digitalisierung und der aktuellen Situation, die unzählige Messeabsagen aufgrund des Coronavirus umfasst, sollten Sie Ihre Arbeit so agil wie möglich gestalten. Dabei empfiehlt es sich auf ein System zurückzugreifen, bei dem Sie alle Schritte der Planung des Messestandes erledigen und den Überblick behalten können, um somit Zeit sowie Kosten sparen zu können.