ERP-Schnittstelle im Event-Management

Mittelständige Unternehmen und Konzerne arbeiten heute mit namhaften ERP-Systemen, wie zum Beispiel SAP oder Microsoft Dynamics. Diese ERP Systeme bilden dabei sämtliche Geschäftsprozesse ab und verknüpfen diese auf eine geschickte Art und Weise. Der Einkaufsprozess tangiert dabei gleich mehrere Stakeholder in der Messebranche (Marketing- und Eventmanager, Buchhaltung und Lieferanten).

Wie funktioniert ein Bestellprozess bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen?

Damit ein Messestand beim Lieferanten bestellt werden kann, fragt der Marketing- und Eventmanager einen Stand bei seinem Messebauer an. Auf Basis eines ausführlichen Briefings erstellt der Messebauer ein Konzept inklusive Rendering und Angebot. Sofern die Konzeption zusagt, wird auf Basis des Angebotes eine Bestellung im ERP-System erstellt und muss von einem Kollegen mit weitreichenden Befugnissen im ERP-System zur Bestellung freigegeben werden. Mittels einer eindeutigen Bestellnummer, auch PO-Nummer oder Purchase Order Number genannt, erfolgt nach interner Freigabe eine Bestellung beim Lieferanten (Messebauer). Dieser wiederum erstellt einen Auftrag und vermerkt diese PO-Nummer im Auftrag. Nach erfolgreicher Messe erfolgt die Abrechnung. Mittels der PO-Nummer und dem Rechnungsbetrag kann dann die Bezahlung der offenen Rechnung durch die Buchhaltung erfolgen.

Warum funktioniert das nicht immer?

In der Theorie klingt der Prozess einfach und nach wenig Aufwand. In der Realität kann es jedoch zu Abweichungen kommen, sodass der Prozess gestört wird und nicht durchläuft. Das kann verschiedene Ursachen haben:

• Leistungen wurden nicht benötigt

• Leistungen wurden kurzfristig zugebucht

• Preise im Angebot, Auftrag und Rechnung stimmen nicht überein

• Die Freigabe in SAP dauert zu lange, sodass Bestellfristen nicht eingehalten werden können

Diese Indifferenz geht dann oft mit erhöhtem Abstimmungs- und Kostenaufwand einher. Nicht zu vernachlässigen ist der „Ärger“, der bei beiden Stakeholdern entsteht.

Wie sinnvoll ist eine OCI-Schnittstelle?

Wenn Sie ein ERM-System (Event Management System) nutzen, so können OCI Schnittstellen (Open Cataloge Interface) helfen. OCI ist eine standardisierte Katalogschnittstelle zum Austausch von Datensätzen.

Effizienzsteigerung bei vielen Buchungen

Die besten Unternehmen sind in der Live-Kommunikation erfolgreich, da Sie neben der klassischen Image-Messe, kundenspezifische und kleine Veranstaltungen machen. Diese sind meist customized und punkten mit einem höheren Wirkungsgrad, der wiederum zu mehr Leads führt. Dies können Kongresse, Tagungen, HR-Messen, Order-Messen, Händler-Messen, Tag der offenen Tür uvm. sein. In der Regel steigt damit jedoch die Anzahl an Veranstaltungen bei vielen Unternehmen auf mehr als 50 Events pro Jahr. Mit der Nutzung einer OCI-Schnittstelle werden alle Bestellungen in einem externen Bestellportal automatisiert in das ERP-System eingespielt. Die Artikel werden dabei korrekt konfiguriert und auch im Abrechnungsprozess dargestellt. Der Prozess ist somit hinsichtlich der Zeit und der Schnittstellen effizienter.

Effizienzsteigerung, durch Prozesseinhaltung

Der Bestellprozess lässt keine Abweichungen bei der Bestellung, der Auftragserstellung der Abrechnung zu. Somit können die o.g. Indifferenzen nicht auftreten.

Effizienzsteigerung durch Prozessautomatisierung

Bereits der Warenkorb wird an SAP übergeben und zur Freigabe in der „höheren“ Instanz freigeschaltet. Das Einholen eines Angebotes, die händische Eingabe bzw. das händische Abtippen zur Bestellung entfällt komplett. Sobald die Freigabe der Bestellung erfolgt ist, wird die generierte PO an den externen Dienstleister übertragen.

Einfaches Anmelden am externen Online Shop

Mittels der OCI-Schnittstelle wird das ERP-System (z.B: SAP) mit einem externen Shop verknüpft. Um eine Bestellung zu tätigen, findet der User einen Link zum externen Shop. Da der User die gewohnte SAP-Welt nicht verlassen muss, ist die Usability freundlich und das Shopsystem wird nicht als eine weitere Insellösung angesehen. Das lästige Anmelden an einem weiteren Shop-System entfällt ebenfalls.

Ab wann spart eine OCI-Schnittstelle im Event-Controlling Geld?

Eine OCI-Schnittstelle ist mit einmaligen und laufenden Kosten verbunden. Neben dem einmaligen Programmieraufwand (ca. 3 Manntage bei beiden Partnern) muss die Schnittstelle gewartet werden. Der monatliche Preis beträgt ca. 150-200 €. Sollten das Know-how zur Programmierung nicht im Unternehmen sein, so muss ggf. noch eine externer Systemintegrator herangezogen werden.

Die Kosten für eine Stornierung bzw. Gutschrift einer falsch gestellten Rechnung betragen bei Konzernen ca. 20-35 € pro Prozessstörung. Da diese Kosten bei beiden Stakeholdern anfallen, amortisiert sich eine OCI-Schnittstelle bereits ab 10 Prozessstörungen. Dabei haben wir noch nicht die Kosten berücksichtigt, die bei weiteren Mitarbeitern für das Prüfen sowie die Ursachenforschung etc. entstehen.

Fazit zum automatisierten Bestellprozess mit OCI-Schnittstelle im Event-Management bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen

Das Beste ist, dass mittels der Anbindung einer OCI-Schnittstelle der gesamte Bestellprozess optimieren und automatisieren werden kann. Die Prozessdurchlaufzeit wird dabei erheblich reduziert, wodurch beide Unternehmen von einer Arbeitszeitersparnis profitieren. Da der Warenkorb alle Parameter wie Preise, Artikel, und Ressourcen automatisiert einspielt, es keine händischen Schnittstellen und Übertragung gibt, ist die Fehlerquote minimal und der Prozess läuft sauber durch. Aufwändige Gutschriften und das Erstellen von weiteren Bestellungen entfallen. Hinsichtlich dieser Vorteile ist der Bestellprozess deutlich effizienter.

Eine OCI-Schnittstelle lohnt sich insbesondere für Unternehmen, die mit einem ERP-System arbeiten, die Ihre Prozesse mit einem Prefered Partner optimieren wollen und die häufiger bei diesem Prefered Partner bestellen. Denn je häufiger man bestellt, desto geringer sind die Bestellprozesskosten pro Bestellung.